Was macht dieses Tool?
Das Prozessmanagement-Tool hilft uns, Schulprozesse so zu beschreiben, dass
jede Kollegin und jeder Kollege sie nachvollziehen kann — auch wenn die Person,
die ihn bisher „im Kopf hatte", die Schule verlässt oder krank ist.
Es erstellt automatisch Ablaufdiagramme und erkennt Lücken.
Heute unser Ziel
Jede Person dokumentiert 2–3 Prozesse vollständig
Kein IT-Wissen nötig
Formular ausfüllen wie ein Word-Dokument
Automatisches Diagramm
Das Tool zeichnet den Ablauf selbst
1 Das Tool öffnen & anmelden
http://10.110.108.131:3200
Im Browser aufrufen — kein App-Download nötig
Benutzername
lehrer
Passwort
lehrer
Admin (Bastian)
admin / admin
Hinweis: Alle arbeiten heute mit demselben Login — das ist für den Pädagogischen Tag so gedacht.
Im Schulalltag bekommt jede Person später einen eigenen Zugang.
2 Überblick: Was siehst du?
A
Timeline-Ansicht (Startseite)
Zeigt alle Prozesse nach Fälligkeit sortiert. Rot = überfällig, Gelb = bald fällig, Blau = geplant.
B
Kanban-Board (zweites Symbol in der Menüleiste)
Zeigt alle Prozesse als Karten in vier Spalten: Backlog → In Bearbeitung → Review → Fertig. Karten per Drag & Drop verschieben.
C
Prozess anlegen — grüner „+" Button
Oben rechts. Startet den Schritt-für-Schritt-Assistenten.
Das ist die wichtigste Funktion heute — damit startest du in Schritt 3.
3 Einen neuen Prozess anlegen
Klicke auf „+ Neuer Prozess" — ein Assistent führt dich durch 4 kurze Schritte.
1
Grunddaten eingeben
Titel (z.B. „Einarbeitung neue Kollegin"), Kategorie wählen (Verwaltung, Prüfungen, …), Turnus (einmalig, jährlich, …).
Tipp: Titel im Imperativ beginnen hilft später beim Lesen — z.B. „Neue Kollegin einarbeiten" statt „Einarbeitung".
2
Verantwortliche Person zuweisen
Wer ist hauptverantwortlich? Wer vertritt bei Abwesenheit?
3
Schritte hinzufügen
Jeden einzelnen Schritt des Prozesses eintragen. Für jeden Schritt: Was passiert? Wer macht es? Bis wann? Wie lange dauert es?
Faustregel: Ein Schritt = eine konkrete Handlung. „Termin vereinbaren" ist ein Schritt. „Alles vorbereiten" ist keiner.
4
Speichern & Flowchart ansehen
Nach dem Speichern erstellt das Tool automatisch ein Ablaufdiagramm. Im Reiter „Flowchart" findest du es.
4 Die vier Schritt-Typen
Beim Eintragen jedes Schritts wählst du eine Farbe — das macht das Diagramm sofort lesbar:
Blau — Informationsschritt
Lesen, recherchieren, nachschauen
Grün — Aktion
Erstellen, versenden, buchen, ausfüllen
Gelb — Entscheidung
Genehmigung einholen, prüfen, abzeichnen
Rot — Deadline
Kritischer Termin, nicht verschiebbar
5 Vollständiges Beispiel: „Neue Kollegin einarbeiten"
So sieht ein vollständig ausgefüllter Prozess aus. Dieses Beispiel ist im Tool bereits als Demo vorhanden —
öffne es über das Kanban-Board und schau dir Flowchart & Schritte an.
📋
Schritt 1 — Erstelle die Willkommenmappe
👤 Abteilungsleitung
📅 1 Woche vor Stellenantritt
⏱ ca. 2 Stunden
Enthält: Schulordnung, Stundenplan-Vorlage, Kontaktliste Kollegium, Raumplan, Login-Infos Schulnetz
✉️
Schritt 2 — Sende die Willkommenmail
👤 Schulsekretariat
📅 3 Tage vor Stellenantritt
⏱ 15 Minuten
Enthält: erster Arbeitstag, Treffpunkt, Ansprechperson, Link zur Willkommenmappe
💻
Schritt 3 — Richte IT-Zugänge ein
👤 IT-Beauftragter
📅 Am ersten Arbeitstag, Vormittag
⏱ 30 Minuten
Schulnetz-WLAN, E-Mail-Konto, Schulkalender-Zugang, Kopierer-PIN
🏫
Schritt 4 — Führe die Schulhausführung durch
👤 Mentor / Patin
📅 Am ersten Arbeitstag, Mittag
⏱ 45 Minuten
Klassenräume, Lehrerzimmer, Bibliothek, Sekretariat, Cafeteria, Erste-Hilfe
👥
Schritt 5 — Hole die Unterschrift unter das Leitbild ein
👤 Schulleitung
📅 Erste Woche
⏱ 10 Minuten
Pflichtbestandteil laut Schulordnung. Kopie ins Personaldossier.
📅
Schritt 6 — Führe das 2-Wochen-Feedbackgespräch
👤 Abteilungsleitung
📅 Genau 14 Tage nach Stellenantritt
⏱ 30 Minuten
Nicht verschieben! Offene Fragen, erste Eindrücke, Hilfebedarfe klären. Ergebnis im Tool dokumentieren.
So sieht das automatisch generierte Flowchart aus:
graph TD
A[📋 Willkommenmappe erstellen] --> B[✉️ Willkommenmail senden]
B --> C[💻 IT-Zugänge einrichten]
C --> D[🏫 Schulhausführung durchführen]
D --> E{👥 Leitbild unterschrieben?}
E -- Ja --> F[📅 2-Wochen-Gespräch führen]
E -- Nein --> E2[Nachfassen beim Sekretariat]
E2 --> F
F --> G[✅ Einarbeitung abgeschlossen]
style A fill:#dbeafe
style B fill:#dcfce7
style C fill:#dcfce7
style D fill:#dcfce7
style E fill:#fef9c3
style F fill:#fee2e2
style G fill:#dcfce7
Im Tool selbst wird das als interaktives Diagramm dargestellt — zum Anklicken und Vergrößern.
6 Unser Plan für heute
Ziel: Heute Nachmittag haben mindestens 20 Prozesse im Tool eine vollständige Dokumentation.
10:15
Tool-Einführung (gemeinsam)
Diese Anleitung durchgehen, Beispiel „Neue Kollegin" gemeinsam im Tool ansehen. Alle stellen sicher, dass der Login funktioniert.
Ziel: Alle sind eingeloggt & kennen den Wizard
10:45
Prozess-Brainstorming
Jede Person schreibt 3–5 Prozesse auf, die sie „im Kopf" hat. LiveStage-Umfrage zeigt welche Themen am häufigsten genannt werden.
Ziel: Liste mit 15–20 Prozessthemen
11:00
Erster Prozess — live zusammen
Den häufigsten Prozess gemeinsam als Gruppe im Tool anlegen. Moderator teilt Bildschirm. Alle schauen zu und ergänzen Schritte.
Ziel: 1 vollständiger Prozess mit Flowchart
11:30
12:00
Pause
Wer möchte, kann schon eigenständig mit dem Tool experimentieren.
12:00
Sprint I — Jede Person allein (45 Min.)
Jede Person dokumentiert ihren ersten eigenen Prozess vollständig im Tool. Bei Fragen: Moderatorin fragen oder „?" in LiveStage posten.
Ziel: mind. 10 neue Prozesse im Tool
13:00
Mittagspause
Tool ist geöffnet — freiwillig weiterarbeiten.
14:00
Gegenseitiges Review
Zu zweit: Die Prozesse der anderen Person ansehen. Fehlt etwas? Sind die Schritte konkret genug? Kommentar im Tool hinterlassen.
Ziel: Alle Prozesse haben mind. 1 Kommentar
14:30
Sprint II — Zweiter Prozess
Jede Person dokumentiert einen weiteren Prozess — diesmal schneller, weil der Ablauf bekannt ist. Fokus auf Übergabe-kritische Prozesse.
Ziel: mind. 20 Prozesse total, davon 5 im Status „Review"
15:30
Galerie: Prozesse vorstellen
Jede Person stellt ihren besten Prozess kurz vor (2 Min. + Flowchart zeigen). Beamer zeigt den Flowchart live. Gruppe gibt direktes Feedback.
Ziel: Alle haben mind. 1 freigegebenen Prozess
7 Welche Prozesse soll ich dokumentieren?
Fokus auf Übergabe-kritische Prozesse — Dinge, die du kennst und die andere
nicht finden würden, wenn du nicht da bist.
Wie ich neue Kolleginnen/Kollegen einarbeite
Wie die Bücherbestellung läuft
Wie ich Prüfungen / Klausuren organisiere
Was ich am Schuljahresende übergebe
Wie ich Elternsprechtage vorbereite & nachbearbeite
Wie ich kurzfristigen Unterrichtsausfall organisiere
Welche Dokumente ich wohin abgebe (Jahresabschluss)
Wie bei uns Projekte (z.B. OAS, Abitur) koordiniert werden
8 Häufige Fragen
„Muss ich alles perfekt machen?"
Nein. Ein Entwurf mit 4 Schritten ist besser als kein Prozess. Du kannst später jederzeit
ergänzen. Setze den Status auf „Entwurf" — das zeigt, dass noch Arbeit fehlt.
„Was wenn ich beim Schritt-Typ unsicher bin?"
Nimm im Zweifel Grün (Aktion). Die Farben dienen nur der Übersicht im Diagramm — sie
ändern nichts an der Funktion.
„Wie lang sollen die Schritt-Beschreibungen sein?"
Ein bis drei Sätze reichen. Wichtig: Imperativ und konkret — „Sende die
Terminliste bis Freitag an die Schulleitung" statt „Termine kommunizieren".
„Das Flowchart sieht komisch aus — was tun?"
Schritt-Titel kürzen (max. 5–6 Wörter). Das Tool generiert das Diagramm aus den Titeln —
kurze Titel ergeben übersichtlichere Diagramme.
Bei technischen Problemen: Bastian ansprechen oder Frage in LiveStage unter
„Live Q&A" posten — alle sehen die Frage und können helfen.